Wir verfügen über 226 automatische Gebühren. Warum das so entscheidend ist

Warum im bereich der kommerziellen finanzierung die genaue gebührenberechnung – und nicht die konfiguration – über umsatzgewinne oder -verluste entscheidet

Erfasst von Chris Coleman, CODIX

Die meisten Softwareprogramme können eine Gebühr festlegen. Weitaus weniger sind jedoch in der Lage, diese korrekt zu berechnen und zu verbuchen, wenn sich die Zahlen täglich ändern

Fragen Sie einen beliebigen Betreiber, der ein Factoring- oder Asset-Based-Lending-Portfolio verwaltet, wie viele Gebührenarten er erhebt. Die Liste ist mit Sicherheit nicht kurz. Diskontgebühren auf in Anspruch genommene Mittel. Mindestgebühren im gesamten Hauptbuch. Servicegebühren, Audit- und Vor-Ort-Prüfungsgebühren, Gebühren, die bei Nichtnutzug für nicht in Anspruch genommene Kreditlinien anfallen, Reserve- und Überziehungsgebühren sowie eine lange Liste weiterer Gebühren, die nur deshalb existieren, weil ein Kunde sie irgendwann nur einmalig benötigt hat.

Wir haben 226 davon in iMX, vorgefertigt und automatisiert, für Factoring, Asset-Based-Lending, Supply-Chain-Finanzierung, Inkasso und Leasing. Das mag wie Prahlerei klingen. Darum geht es aber nicht.

Es geht darum, was passiert, sobald die Gebühr in Kraft tritt. Die meisten Softwareprogramme können eine Gebühr festlegen. Weitaus weniger sind in der Lage, sie korrekt zu berechnen, wenn sich die Eingabedaten täglich ändern, und sie sauber zu verbuchen, sodass die Bücher am Monatsende ausgeglichen sind. In dieser Lücke gehen Einnahmen schnell verloren, werden Prüfungen zur Qual und versagen Plattformen – oft, ohne dass der Käufer dies in der Demo bemerkt.

In unserer Branche sind die Kosten selten gleichbleibend

Bei der vermögensbasierten Kreditvergabe und der Forderungsfinanzierung werden die meisten Gebühren auf der Grundlage einer Basis berechnet, die sich täglich ändert. Ein Rabatt hängt davon ab, wie viele Tage eine Rechnung bereits aussteht. Eine Mindestgebühr hängt vom Fehlbetrag im Hauptbuch ab. Eine Nichtnutzungsgebühr hängt von der durchschnittlich nicht genutzten Kreditlinie ab. Vorschüsse werden ausgezahlt, Zahlungseingänge gehen ein, Rechnungen altern, die Verfügbarkeit ändert sich, und die Gebühr muss jedes Mal auf der Grundlage der richtigen Werte neu berechnet werden.

Nehmen wir eine gestaffelte Rabattgebühr: 1,5 Prozent für die ersten 30 Tage, danach jeweils ein weiterer halber Prozentpunkt alle 10 Tage. Multipliziert man das mit einem gesamten Rechnungsbestand, bei dem jede Rechnung ein anderes Alter hat und die Berechnung täglich neu erfolgt, wird deutlich, wie eine Tabellenkalkulation oder ein oberflächliches Gebührenberechnungssystem ungenau wird. Nicht durch Fehler oder Absicht, sondern aufgrund der technischen Schwierigkeit, am richtigen Tag den richtigen Betrag auf der richtigen Grundlage zu berechnen.

iMX organisiert die Gebühren entsprechend der Struktur des Rahmenvertrags – von Factoring-Gebühren und Kreditverwaltung über Finanzierung, Inanspruchnahme und Zusage bis hin zu Streitfällen und rechtlichen Angelegenheiten. Manuelle Gebühren, ein Vor-Ort-Besuch, eine Bewertung oder ein einmaliger Verzicht können ebenfalls konfiguriert werden. Doch die Bibliothek ist der einfache Teil. Was zählt, ist das, was danach kommt.

Die Gebühr muss korrekt verbucht werden: der richtige Eintrag im Hauptbuch, ein lückenloser Rückverfolgungsweg zu dem Ereignis, das sie verursacht hat, und ein Nebenbuch, das bei Rückfragen des Wirtschaftsprüfers oder des Kunden übereinstimmt. Diese Rückverfolgbarkeit ist das Wichtigste. Wenn jede Gebühr auf ihre Quelle zurückgeführt werden kann, sind die Bücher übersichtlich, lassen sich Anfragen schnell beantworten und kann alles, was überprüft werden muss, präzise verifiziert werden.

Das ist der Bereich, den Käufer oft vergessen zu prüfen

Die Gebühreneinrichtung scheint geregelt zu sein. Jede Plattform zeigt eine Maske zur Konfiguration von Gebühren und Sätzen an, und in einer Demo sieht eine Gebühr genauso aus wie jede andere. Die Komplexität zeigt sich erst später, wenn eine gestaffelte Gebühr neu berechnet wird, weil eine Rechnung über Nacht fällig geworden ist, wenn am Monatsende ein Mindestgebührenausfall festgestellt wird oder wenn ein Kunde eine Gebühr hinterfragt und eine klare Aufschlüsselung erwartet.

Die Branche verkauft die Konfiguration der Gebühren. Sie prüft jedoch selten, ob die Gebühr auf der richtigen Grundlage berechnet und korrekt verbucht wird. Das zeigt Ihnen, wo man sich Mühe gegeben hat – und wo nicht.

Die Einnahmen, die niemand erfasst

Entgangene Gebühreneinnahmen sind real und höher, als die meisten erwarten. Da es keine spezifischen Zahlen für Factoring oder Asset-Based Lending gibt, betrachten wir benachbarte Branchen. Die Boston Consulting Group stellte fest, dass bis zu 15 Prozent der Einnahmen im Firmenkundengeschäft nie erfasst werden – Gebühren, die zwar in Verträgen vorgesehen sind, aber nie in Rechnung gestellt werden.

Ein vergleichbarer Fall von Genpact beschreibt ein gewerbliches Finanzunternehmen, dem jährlich 25 Millionen Dollar aufgrund falsch berechneter oder erlassener Gebühren ohne angemessene Kontrolle entgehen. Dies sind zwar nur Anhaltspunkte und keine exakten Branchenzahlen, doch die zugrunde liegenden Ursachen – manuelle Einrichtung und die Diskrepanz zwischen Vertrag und System – sind in Märkten, in denen sich die Werte täglich ändern, noch ausgeprägter.

Gebühren als Gestaltungsinstrument, nicht als nachträglicher Einfall

Wenn man dies richtig umsetzt, sind Gebühren nicht mehr nur ein operatives Detail, sondern werden zu einem strategischen Faktor. Wenn Sie komplexe Gebührenstrukturen einsetzen und berechnen können, ohne auf Entwicklungszyklen angewiesen zu sein, gestalten Sie das Produkt rund um die Preisgestaltung, anstatt diese erst am Ende hinzuzufügen. Gestaffelte Gebühren, Mindestbeträge, Gebühren bei Nichtnutzung und Meilenstein-Preise werden zu bewussten Hebeln, die sowohl den Umsatz als auch das Kundenverhalten beeinflussen.

Die Preisgestaltung ist der wirksamste Hebel zur Gewinnsteigerung, über den ein Kreditgeber verfügt – noch vor dem Volumenwachstum. Dennoch lassen viele Kreditgeber ihre Gebührenstrukturen jahrelang unverändert. Die Chance liegt nicht in neuen Gebühren, sondern darin, die bestehenden gezielt einzusetzen, sie korrekt zu kalkulieren und vollständig einzuziehen. Genau das ermöglichen 226 vorgefertigte Gebührenarten: neues Produkt, neuer Markt, neue Gebühr – bereits verfügbar, bereits auf der richtigen Grundlage berechnet und bereits korrekt verbucht.

Eine Engine für alle Produkte

Da iMX Factoring, Forderungsfinanzierung, Asset-Based Lending, Supply-Chain-Finanzierung und Handelsfinanzierung auf einer einzigen Plattform und mit einem einzigen Datenmodell abwickelt, kommt für alle Produkte dieselbe Gebühren-Engine zum Einsatz. Bei einem Kunden mit mehreren Engagements werden die Gebühren einheitlich berechnet und verbucht, wobei ein einheitlicher Prüfpfad gewährleistet ist.

Jedes Ereignis, einschließlich jeder Gebühr, wird in Echtzeit verarbeitet und generiert seinen Buchungssatz aus der aktuellen Bestandslage, vollständig rückverfolgbar bis zur Quelle. Die Gebühr wird nicht einfach nur verbucht. Sie wird verwaltet, validiert und verbucht.

Gebühreneinnahmen lassen sich leicht unterschätzen, da das, was durch das Raster fällt, selten als sichtbare Zahl erscheint. Die Lösung liegt nicht in der Annahme, dass so etwas niemals passieren wird. Es ist ein Modul, das auf Basis der aktuellen Position berechnet und jede Gebühr nachvollziehbar macht, sodass der Überblick erhalten bleibt und jedes Problem identifiziert und behoben werden kann.

Wenn wir also von 226 sprechen, zählen wir keine Funktionen. Wir weisen darauf hin, wo die wahre Komplexität und der wahre Wert des Systems liegen. Sie liegen nicht an der Oberfläche.

HÖREN SIE AUF ZU INTEGRIEREN. BEGINNEN SIE ZU KONVERGIEREN.

Quellen

Boston Consulting Group, über entgangene Einnahmen und Preisnachlässe im Firmenkundengeschäft: americanbanker.com/opinion/the-seven-deadly-pricing-sins-of-corporate-banks

PYMNTS & Datos Insights, über die Abrechnungsdefiziten bei Banken und die Tarifgestaltung: pymnts.com/news/banking/2025/80-percent-of-banks-acknowledge-billing-shortfalls

FCI, Weltweite Factoring-Statistiken 2024: fci.nl/en/news