Nous avons 226 frais automatiques. Voici pourquoi c’est important

Pourquoi le calcul précis des frais, et non leur configuration, détermine les gains ou les pertes de revenus dans le financement commercial

Par Chris Coleman, CODIX

La plupart des logiciels peuvent appliquer des frais. Très peu savent les calculer et les comptabiliser correctement lorsque les chiffres changent quotidiennement.

Demandez à n’importe quel gestionnaire d’un portefeuille d’affacturage ou de financement sur actifs combien de types de frais il facture. La liste n’est jamais courte. Frais d’escompte sur les fonds utilisés. Frais minimums sur l’ensemble du portefeuille. Frais de service, d’audit et d’inspection sur site. Frais de non-utilisation sur les lignes de crédit non tirées, frais de réserve et de dépassement, et toute une série de frais accessoires qui existent simplement parce qu’un client en a eu besoin à un moment donné.

Nous en avons 226 dans iMX, préconfigurés et automatiques, couvrant l’affacturage, le financement sur actifs, le financement de la chaîne d’approvisionnement, le recouvrement de créances et le leasing. Ce chiffre peut paraître impressionnant. Mais ce n’est pas ce qui compte.

Ce qui importe, c’est ce qui se passe une fois que les frais sont activés. La plupart des logiciels peuvent appliquer des frais. Beaucoup moins sont capables de les calculer correctement lorsque les données changent quotidiennement et de les comptabiliser proprement afin que les comptes soient parfaitement rapprochés en fin de mois. C’est dans cet écart que des revenus ne sont jamais capturés, que les audits deviennent laborieux et que les plateformes révèlent leurs limites, souvent sans que l’acheteur ne le détecte lors de la démonstration.

Dans notre secteur, les frais sont rarement fixes

Dans le financement sur actifs et le financement de créances, les frais sont le plus souvent calculés à partir d’une base qui évolue quotidiennement. Les frais d’escompte dépendent du nombre de jours pendant lesquels chaque facture reste impayée. Les frais minimums dépendent de l’insuffisance constatée sur l’ensemble du portefeuille. Les frais de non-utilisation dépendent du montant moyen de la ligne de crédit non utilisée. Les avances sont versées, les règlements sont encaissés, les factures vieillissent, les disponibles évoluent, et les frais doivent être recalculés à chaque fois sur la bonne base.

Prenons l’exemple d’un frais d’escompte à paliers : 1,5 % pour les 30 premiers jours, puis un demi-point supplémentaire tous les 10 jours suivants. Appliquez cette règle à un portefeuille de factures dont chacune présente une ancienneté différente, avec un recalcul quotidien, et l’on comprend rapidement pourquoi un tableur ou un moteur de tarification limité finit par dériver. Ni par erreur, ni par intention, mais simplement en raison de la difficulté mécanique consistant à appliquer le bon montant, sur la bonne base de calcul, au bon moment.

Dans iMX, les frais sont organisés selon la structure de la convention-cadre : des frais d’affacturage et d’administration de la ligne de financement aux frais liés au financement, à l’utilisation et à l’engagement, en passant par les frais de litige et de contentieux. Il est également possible de configurer des frais manuels, visite sur site, évaluation, dérogation exceptionnelle. Mais la bibliothèque de frais est la partie la plus simple. Ce qui compte, c’est ce qui vient ensuite.

Les frais doivent être enregistrés correctement : dans le bon compte du grand livre, avec une traçabilité complète jusqu’à l’événement qui l’a déclenché, et dans un sous-livre cohérent lorsque l’auditeur ou le client en demande le détail.

C’est l’aspect que les acheteurs oublient souvent de tester

La configuration des frais semble être un problème résolu. Toutes les plateformes proposent un écran permettant de paramétrer les frais et les taux, et lors d’une démonstration, un frais ressemble à n’importe quel autre. La différence n’apparaît que plus tard : lorsqu’un frais à paliers est recalculé parce qu’une facture est passée dans une nouvelle tranche d’ancienneté, lorsqu’un écart donnant lieu à des frais minimums est évalué en fin de mois, ou lorsqu’un client conteste un frais et attend une explication claire de son calcul.

Le secteur met en avant la configuration des frais. Il vérifie beaucoup plus rarement si ceux-ci sont calculés sur la bonne assiette et comptabilisés correctement. C’est ce qui révèle où les efforts ont été investis, et où ils ne l’ont pas été.

Des revenus que personne ne mesure

Les pertes de revenus dues à des frais non facturés sont bien réelles, et leur ampleur est souvent sous-estimée. Il n’existe pas de chiffre de référence propre à l’affacturage ou au financement sur actifs. Il faut donc se tourner vers des secteurs proches.

Le Boston Consulting Group estime que jusqu’à 15 % des revenus de la banque d’entreprise ne sont jamais comptabilisés : il s’agit de frais prévus dans les contrats mais qui ne sont jamais facturés. Dans un cas comparable, Genpact décrit une société de financement commercial qui perdait chaque année 25 millions de dollars en raison de frais mal calculés ou annulés sans contrôle adéquat. Il s’agit là d’indicateurs approximatifs, et non de chiffres exacts du secteur, mais les causes sous-jacentes – la configuration manuelle et le décalage entre le contrat et le système – sont encore plus marquées sur les marchés où les valeurs fluctuent quotidiennement.

Les frais comme outil de conception, et non comme simple ajout de dernière minute

Lorsqu’elle est bien maîtrisée, la gestion des frais cesse d’être un simple détail opérationnel pour devenir un véritable levier stratégique. Si vous pouvez déployer et calculer des structures tarifaires complexes sans dépendre de cycles de développement, vous concevez votre produit autour de sa tarification plutôt que de l’ajouter à la fin.

Tarification par paliers, frais minimums, frais de non-utilisation, tarification par étapes : tous ces mécanismes deviennent des leviers délibérés permettant d’influencer à la fois les revenus et les comportements des clients.

Un seul moteur pour tous les produits

Parce qu’iMX prend en charge l’affacturage, le financement de créances, le financement sur actifs, le financement de la chaîne d’approvisionnement et le financement du commerce international sur une plateforme unique reposant sur un modèle de données commun, le même moteur de gestion des frais s’applique à l’ensemble des produits. Lorsqu’un client dispose de plusieurs lignes de financement, les frais sont calculés et comptabilisés de manière cohérente, avec une piste d’audit unifiée.

Chaque événement, y compris chaque frais, est traité en temps réel et génère automatiquement son écriture comptable à partir de la position courante, avec une traçabilité complète jusqu’à son origine. Les frais ne sont pas simplement appliqués. Ils sont gérés, validés et comptabilisés.

Il est facile de sous-estimer les revenus issus des frais, car ce qui passe entre les mailles du filet apparaît rarement sous forme de chiffre concret. La solution n’est pas de croire que rien n’échappera jamais à la facturation. La réponse consiste à disposer d’un moteur capable de calculer les frais à partir de la position en temps réel et d’assurer une traçabilité complète de chaque frais, afin que la situation reste parfaitement claire et que toute anomalie puisse être identifiée et corrigée.

Ainsi, lorsque nous évoquons le chiffre de 226, nous ne comptons pas les fonctionnalités. Nous indiquons où se situent la véritable complexité et la véritable valeur du système. Elles ne se trouvent pas à la surface.

ARRÊTEZ D’INTÉGRER. COMMENCEZ À CONVERGER.

Sources

Boston Consulting Group - sur les revenus non capturés et les pertes liées à la tarification dans la banque d’entreprise : americanbanker.com/opinion/the-seven-deadly-pricing-sins-of-corporate-banks

PYMNTS & Datos Insights - sur les insuffisances de facturation bancaire et la gouvernance tarifaire : pymnts.com/news/banking/2025/80-percent-of-banks-acknowledge-billing-shortfalls

FCI - statistiques mondiales de l’affacturage 2024 : fci.nl/en/news