Gestion De Copmtes Clients

Dans le domaine du recouvrement, le terme « gestion des comptes clients » désigne l’ensemble des polices, procédures et pratiques mises en place par une société afin de gérer les ventes à crédit. iMX assure la gestion des comptes clients de bout en bout via son module intégré “COMPTES CLIENTS”.

VOICI LES FONCTIONNALITES PRINCIPALES DU MODULE COMPTES CLIENTS:

• Organisation logique des informations sur les clients autour de dossiers permettant un aperçu rapide de la situation actuelle et un examen détaillé de l’historique de la relation client.
• Intégration des factures émises par un système de facturation dédié, ou génération des factures par le biais du module de facturation iMX.
• Génération de pénalités de retard sur la base des règles Système Expert.
• Calcul automatique des intérêts de retard.
• Intégration automatique des relevés de compte bancaires, ventilation ultérieure des paiements sur les dossiers client, et lettrage avec les factures impayées sur la base des clés disponibles dans les données relatives aux paiements. Ventilation manuelle des paiements sur les dossiers client, re-ventilation des paiements entre les dossiers, répartition des paiements entre plusieurs dossiers client.
• Ventilation manuelle des paiements sur les dossiers client, re-ventilation des paiements entre les dossiers, répartition des paiements entre plusieurs dossiers client;
• Remboursement des trop perçus aux clients.
• Gestion des litiges – enregistrement, suivi, résolution.
• Gestion des échéanciers – suivi automatique des dates d’échéance, relance des clients avant la prochaine échéance, relance des utilisateurs en cas de retard sur les échéances.
• Scoring et segmentation des clients sur la base du comportement de paiement et d’autres critères pertinents.
• Intégration avec les fournisseurs de paiements en ligne par carte de crédit.
• Gestion des moyens automatisés de paiement tels que le prélèvement, les paiements récurrents par carte de crédit, les paiements POS (TPV)
• Gestion automatique des paiements rejetés – prélèvements rejetés, paiements par carte de crédit rejetés, etc.
• Création d’ajustements manuels ou automatiques sur le solde du client soumis aux règles d’autorisation.
• Auto-assistance – permet aux clients d’accéder à des informations prédéfinies sur leurs dossiers directement via InternetDB, ou via interfaçage avec les portails client existants.
• Stratégies de relance – procédure amiable de recouvrement des créances, qui peut débuter bien avant la date d’échéance et continuer jusqu’au recouvrement de la créance ou la transmission du dossier au service contentieux. Pendant le processus de relance, des relances automatiques sont envoyées aux clients – courriers, SMS, mails, appels téléphoniques. La fréquence et les méthodes de relance peuvent varier selon le segment du client et d’autres paramètres client spécifiques.
• Gestion des communications avec les agences de recouvrement externes (y compris les huissiers, les avocats, etc.) – affectation des dossiers, suivi des frais des tiers, enregistrement des paiements, etc.
• Gestion multi-devise.
• Gestion de la liste noire interne – enregistrement et désenregistrement automatique dans la liste noire sur la base des modifications du solde du client ; l’état du client relatif à la liste noire peut être communiqué aux systèmes CRM ou aux systèmes de facturation afin d’éviter de nouvelles relations avec les clients figurant sur la liste noire.
• Génération d’écritures GL pour chaque évènement (factures, paiements, ajustements, etc.). Lorsqu’un évènement prédéfini se produit, iMX traite nativement la transaction correspondante. Selon les paramètres initiaux des comptes, pour lesquels iMX offre beaucoup de flexibilité, le générateur comptable intégré déclenche la génération d’une écriture comptable dédiée. Les écritures GL sont incluses dans un rapport de vérification qui fait l’objet d’une validation automatique à la fin de la journée. Après la validation, l’écriture comptable est enregistrée dans iMX à des fins de contrôle des comptes. Ensuite, elle est communiquée au Grand livre. Les écritures GL peuvent être communiquées au système GL sous forme détaillée ou sous forme globalisée.
• A des fins de contrôle des comptes, iMX fournit un lien direct entre l’écriture GL et la transaction/l’évènement sous-jacent.
• Le schéma de l’écriture GL offre suffisamment de flexfields pour pouvoir y intégrer toutes les informations nécessaires sur les transactions, ce qui permet la génération de rapports détaillés par le système GL.
• De plus, IMX assure le rapprochement automatique des comptes de transferts GL selon des « clés » prédéfinies.

La communication avec les systèmes comptables externes est un processus parallèle qui est supporté nativement dans iMX. Cela consiste à exporter les données sur les écritures comptables (ou les rapports évènementiels) dans un fichier tout en gardant la structure flexible afin de s’adapter aux exigences techniques et fonctionnelles.