C’Est quand le bon moment pour changer son IT ?

Brouillon rédigé pour Lendit Europe 2017

Auteur : Rahulkumar Ajani, directeur de projet et spécialiste d’application de haut niveau chez CODIX

Résumé

Lorsqu’on parle d’activité économique, c’est le temps qui est le luxe suprême que l’on puisse s’offrir. Néanmoins, dans le secteur des services financiers, même les leaders du marché prennent leur temps et ruminent sur la question de quand remplacer leurs applications informatiques. Il existe des motifs, dont certains sont bien évidents, d’autres plus difficilement saisissables, pour le passage vers les solutions d’informatique de pointe. Par contre, même avec tous les avantages proposés par les nouvelles technologies, l’envergure des changements et les perturbations provisoires qu’elles pourrait entraîner lors de la transition, y compris le coût et le bilan pour l’organisation et ces ressources, pourraient être de la même échelle. Cet article se focalise sur les raisons qui retiennent les plans des organisations pour remplacement de leurs solutions informatiques. Elle se concentre aussi sur la question pourquoi devraient-elles les remplacer et quel est le moment propice pour effectuer ces changements.

Les causes du dilemme ?

« Qu’est-ce qu’un système existant ? Celui qui fonctionne ! » a proclamé quelqu’un dans un esprit satirique. En fait, on pourrait trouver ici le motif pourquoi les directeurs font face au dilemme quant à leur replacement : ils sont toujours fonctionnels. Mais ce n’est pas tout. Les systèmes existants ont parcouru un long chemin et ils se sont ainsi enracinés fermement, d’une manière presque inextricable dans les organisations. De telle manière que, les directeurs et les investisseurs sont perplexes lorsqu’il faut se décider si et quand il faut les remplacer. Voici comment :

Disponibilité 24/7 : les systèmes informatiques sont devenus le pilier de l’activité économique. Il faut qu’ils soient actifs et opérationnels, sans interruption. Une panne aléatoire d’un jour pourrait coûter une fortune. Vous trouvez cette affirmation exagérée ? Vous devriez lire l’histoire de « Comair », lorsqu’une erreur pour un jour dans leur système existant leur a coûté 20 millions d’euros. On voit qu’il n’est pas étonnant que la seule idée de remplacer des systèmes pourrait nous donner des frissons.

L’utilisation des systèmes de type « boîte noire » n’est pas rare : elles font des merveilles, mais peu (peut-être déjà même aucuns) sont ceux qui conçoivent comment elles fonctionnent. Les geeks qui ont créé le code pour le système ou qui le connaissaient, sont disparus il y a longtemps, tout comme la documentation associée. Et c’est encore pire lorsque ces boîtes noires sont des applications essentielles.

Il est tentant de réparer les choses et de continuer un peu plus longtemps : services Web, middleware, plates-formes de niveau intermédiaire, virtualisation etc. peuvent résoudre plusieurs problèmes et donner une apparence moderne aux systèmes existants à montrer aux clients ; le tout à un coût attractif et à un risque beaucoup plus faible - ce qui séduirait n’importe quel gestionnaire.

Beaucoup est en jeu : le plus souvent, remplacer des applications essentielles ressemble à une greffe d'organe. La continuité des activités, la réputation, la rentabilité etc. sont en jeu pendant la transition. Comme pour tout autre projet, les retards, les pépins et les zones grises inattendues dans l'établissement des coûts aggravent les risques et les incertitudes.

Il ne s’agit pas que du système : comme on dit, les problèmes ne viennent jamais seuls. Remplacer le système est souvent synonyme de réingénierie des processus, de restructuration, de programmes de formation massifs et de nouvelles compétences… tout cela en plus de la responsabilité de maintenir une image constante.

Pour en faire le bilan, ce sont le confort de maintenir le statu quo, les enjeux du changement, l’ampleur du changement et ses coûts qui incitent les dirigeants à vouloir passer encore un jour avec les systèmes existants ; après tout, ils fonctionnent toujours.

Pourquoi remplacer ?

Un auto-emprisonnement : le paradigme de l’activité économique s’est transformé et il est en constante mutation. Pourtant, adapter les systèmes existants à la nouvelle ère peut s’avérer un vrai cauchemar. Le manque de compétences dans ces technologies en voie de disparition, les coûts impliqués et les capacités limitées des systèmes désuets s'avèrent comme des entraves à chaque fois que les responsables pensent à de nouveaux produits ou processus. Même les géants dans le secteur des services financiers peuvent se contrarier dans les systèmes qui, autrefois, les ont faits des leaders ; stupéfaits, ils regardent les startups souples et innovatifs qui mordent leurs parts du marché.

Les systèmes deviennent débordés : tout comme les bâtiments à usage de bureaux, les structures, les politiques… Le problème, c’est que la plupart des gens ne s’en rendent pas compte. Il est assez facile de prévoir que les effectifs vont déborder les bâtiments à bureaux lorsque l’entreprise s’élargit, mais qui prête attention aux systèmes ? Assez souvent, il existe des restrictions sur les volumes de données et sur les capacités de traitement. A l’insu de presque tout le monde, ces limitations peuvent être des bombes à retardement, susceptibles d'exploser pendant la période de forte croissance.

La figure d’éléphant dans la pièce : dans tous les sens de la phrase. Au fil des années les systèmes évoluent jusqu’une telle envergure qu’ils perdent leur agilité, nécessitent d’énormes ressources pour maintien et se transforment en un obstacle, tout comme l’éléphant. Faisons une récapitulation de la phrase « éléphant dans la pièce » : un problème ou un risque bien évident dont personne ne veut parler…

La communication entre les deux (systèmes) n’est pas fluide : dans le souci d’avancer et de rester en vie, les organisations sont obligées d’adopter de nouveaux systèmes. Pourtant, quant à l’intégration, ces nouveaux systèmes ne communiquent pas assez aisément avec les anciens. Parfois, les vendeurs qui sont assez enthousiastes, vont proposer de dévouer une grande partie de leur temps afin de pouvoir élaborer un code ‘gluant’ qui aidera la communication avec les anciens systèmes. Mais vous ne pouvez pas vous attendre à toujours avoir la chance de tomber sur une telle personne.

Rien n'est éternel : ceux qui connaissent bien l’ancienne technologie sont peut-être déjà des grands-pères. Les prestataires d’anciens services ont déjà du mal à se justifier quand ils doivent dire s’il faut toujours faire le support de leur produit et jusqu’à quand. D’autre part, le marché est plein de jeunes entrepreneurs proposant de nouveaux concepts. Le jour où vos systèmes n’auront plus de support, ou bien où les conditions du marché vont imposer leur passage à la retraite, pourrait être demain.

Comme Bill Gates l’a dit : … dans les dix années à venir, l’activité économique va évoluer plus qu’elle ne l’a pas fait au cours des 50 dernières années . Les changements ne sont pas tous simplement rapides, elles le seront encore plus demain. Il faut remplacer ! Mais il faut bien le faire au bon moment !

Quand remplacer ?

L’activité économique est un jeu de valeur : fournir une valeur aux clients, en tirer une pour les investisseurs. Non seulement une valeur, mais une valeur durable. Est-ce qu’il faut garder le système existant ou bien le remplacer, cela dépend de deux facteurs : son impact sur la valeur et sa compatibilité aux stratégies. Vous vous êtes peut-être déjà rendu compte qu’il n’y a pas de règle générale, mais vous devez toujours considérer sérieusement le remplacement dans certaines situations.

Lorsque cela n’évolue plus : lorsque Lehman a posé les lois de l’évolution de logiciel, il l’a prévu, dès 1974, que le logiciel – tout comme les gérants – doit évoluer en continu et développer de nouvelles aptitudes, sinon… Bon, il a dit tout simplement que cela devient de moins en moins satisfaisant, mais vous savez que lorsque le logiciel arrête d’évoluer, le même va (sans doute) pour l’activité qui se cache derrière. Actuellement, prenant en compte la révolution de la technologie et du marché de nos jours, le manque d’évolution est une voie sûre et certaine qui mène vers l’extinction. Il faut chercher les signes de retardement dans l’écosystème qui maintien votre logiciel. Dès que vous repérez une perte d’expertise, des retards de support et maintenance pour votre système… mieux vaut commencer à faire des plans pour le remplacement par une application moderne qui se tient au courant des dernières technologies et des tendances actuelles du marché.

Lorsque cela commence à pourrir : oui, cela arrive. C’est le résultat du vieillissement et de l’évolution. Au cours des années, un système existant va s’acquérir de code-source orphelin, obsolète, dupliqué, superflu et non optimal. Vous pouvez vous poser la question « Pourquoi » ? Il vaut mieux demander à l’équipe de RH le nombre de développeurs, analystes et architectes qui ont été embauchés et qui sont partis. Ou encore mieux – demander à l’équipe d’informaticiens quels étaient les standards de documentation de l’époque. Contrairement aux systèmes modernes – qui ne souffrent pas autant de vieillissement et de pourrissement grâce à leurs standards améliorés de documentation et gestion de produit sophistiquée – les systèmes existants et anciens s’accroissent d’architecture erronée, aussi connue comme logiciel pourri. Ainsi est atteint le point de ‘non-retour’. Malheureusement, depuis ce point, toute action (ou inaction) pour améliorer le système aboutira à de nouveaux désastres.

Lorsque la dette technique est assez considérable : si vous n’avez pas encore passé à la version X, le coût et le risque lors de la mise-à-jour vers la version x+1 seront encore plus élevés. Le fait d’avoir sauté la mise en service de plusieurs mises à jour représente une sorte de dette technique. Et une plus grande dette signifie un plus grand enjeu. A un moment, il vaut déjà mieux remplacer le système qu’essayer nettoyer cette dette technique.

Il y a encore un nombre de signes, mais peu importe si vous le considérez en tant qu’une dépense ou en tant qu’un investissement – le remplacement est incontournable. A vous, alors, de décider si vous allez vous réveiller maintenant ou vous allez appuyer le bouton pour ‘rappel d’alarme’ et continuer de somnoler… Si vous optez pour le réveil, le moment est venu pour vous de contacter un prestataire de services de logiciel, tel que Codix, qui a investi continuellement dans son application iMX pendant déjà plus de 25 ans. Et qui peut ainsi offrir aux activités dans les secteurs de recouvrement et de gestion de prêt/crédit (de particuliers et d’entreprises), la couverture fonctionnelle la plus vaste et la plus approfondie. Les investissements en continu de Codix visent aussi à maintenir son système sur des technologies de pointe à la fois fiables et évolutives, tout en tirant le meilleur de ce que la technologie peut apporter à l’efficacité des entreprises aujourd’hui.

Source : blog.lendit.com, publié le 25 sept. 2017